Was ist Prozessoptimierung?
Machen Sie sich klar, dass Mitarbeiter unter einem Prozess etwas anderes verstehen als die Geschäftsleitung. Für die Mitarbeiter ist der Geschäftsprozess, was in ihrer Abteilung zu dem Thema geschieht. In der Regel zieht sich der Geschäftsprozess aber durch das gesamte Unternehmen und diesen gilt es kontinuierlich zu optimieren.
Bei dem Vorgehen handelt es sich demnach um einen Kreislauf, der aus drei Schritten besteht.
- Prozessanalyse
- Prozessoptimierung
- Prozessumsetzung
Der eigentlichen Optimierung ist die Analyse der Prozesse vorgelagert und die eigentliche Umsetzung erfolgt anschließend. Wenn Sie diesen Kreislauf stetig wiederholen, schaffen Sie es, dass Ihre Prozesse auf dem neusten Stand bleiben und Sie wettbewerbsfähig sind.
Die Prozessanalyse
Um den gesamten Geschäftsprozess optimieren zu können, muss dieser in eine möglichst kleine Einheit unterteilt werden. Je nach Größe des Unternehmens kann dies vom Einkauf bis runter zum Abspeichern einer E-Mail gehen. Anschließend werden die entstandenen Teilprozesse genauesten beschrieben und definiert. Und als letzter Schritt in der Analyse müssen die einzelnen Teilprozesse natürlich auch noch bewertet werden.
Hier kann es sehr hilfreich sein, die betroffenen Mitarbeiter einzubeziehen.
Die Prozessoptimierung
Bei der Prozessoptimierung wird ein Soll-Zustand erarbeitet. Dabei geht man von der kleineren Einheit, z.B. einem Bestellvorgang, hin zur größten Einheit, z.B. dem Unternehmen, und sich so das optimale Gesamtunternehmen zusammen.
Anschließend vergleicht man den aktuellen Stand aus der Prozessanalyse mit dem gewünschten Sollzustand und findet so die Unterschiede. Und diese gilt es zu optimieren.
Zusammengefasst sieht das Vorgehen dann folgendermaßen aus:
Wir hoffen Ihnen hat dieser Beitrag gefallen und Sie können ein paar der Tipps in naher Zukunft umsetzten. Wenn Sie professionelle Unterstützung benötigen, stehen wir Ihnen gerne beratend zur Seite.